A Szerviz CRM szoftver kifejezetten pénztárgép szervizekre lett fejlesztve. A fejlesztés egyik fő motorja az volt, hogy az excel táblák sokaságából már ki se láttunk, nem tudtuk a pénztárgépeket nyilvántartani, felülvizsgálatukat lekövetni, pénztárgép szerviz történeteket nyomon követni és emellett rengeteg adminisztrációs teher van, mind a pénztárgép forgalmazók, mind a NAV felé.
A fejlesztés több mint 7 éve indult, a program rengeteg fejlődésen ment át. A mai napon elmondható, hogy sokkal többet tud annál, mint amit első körben gondoltuk, hogy szükségünk lenne rá. Fontos elmondani, hogy ez a szoftver sem az íróasztal mellett született meg, hanem valós használat közben íródott és íródik a mai napig. Piaci visszajelzések alapján is folyamatosan finom hangoljuk, jelennek meg újabb és újabb funkciók.
Mi az amit nyújt a CRM használata?
Ma már sem mi, sem a kollégáink nem tudják elképzelni hogyan lehet e nélkül dolgozni!
Kevesebb adminisztrációs teher:
Munkavállalónk hiába tölti ki a munkaidejét, nem mindegy, hogy milyen feladatot lát el és az mennyire hasznos a vállalkozás számára. A felülvizsgálati lapok évről évre történő kitöltése ugyanazokkal az adatokkal egy fölösleges munka, hiszen a szoftverben le van tárolva minden adat, ami a felülvizsgálathoz kell. Egy felülvizsgálat során csak végig kell menni a helyszínen az ellenőrzési csekkpontokon, így a műszerésznek nem arra megy el az ideje, hogy az ügyfél alap adatait tölti ki, hanem ténylegesen a felülvizsgálathoz kapcsolódó szakmai munkát látja el. A NAV leadás során szintén az ÁNYK-t a szoftver tölti ki és nem újra és újra ugyanazok az információk kerülnek rögzítésre. Az összekészítés során is a rendszer automatikusan hozza, hogy mely felülvizsgálatokat kell elvégezni, automatikusan nyomtatja az adott pénztárgép forgalmazóhoz kapcsolódó formanyomtatványt az adatokkal kitöltve, azoknál a forgalmazóknál, amelyek integrálva vannak a rendszerbe a tanúsítványt is egy gombnyomással le lehet generálni. A szervizes kollégának nyomtatható úti terv is és egy előre összekészített anyagot kap, amelyet rövid percek alatt össze lehet állítani nagy mennyiségű felülvizsgálatnál is. Az adminisztrációs feladatok így lényegesen egyszerűsödnek, a körök könnyen egyeztethetőek, hiszen régiókra rendezve is lekérhető, hogy mely felülvizsgálatok esnek egy útvonalra. A szervizes kollégák pedig egy kész útitervet kapnak, amelyen átlátható számukra, hogy hova kell menniük. Az útitervbe akár a helyszíni javítások is kombinálhatóak, így a szervizes azt is látja, hogy a felülvizsgálatokon kívül milyen feladatokat kell aznap ellátnia. Ha belegondolunk itt már rengeteg munkaidőt megspóroltunk és mindenki számára átláthatóbban dolgozunk. Az ügyfél is elégedett, mert tudja, hogy a szerviz folyamatosan nyomon követi a felülvizsgálati időpontjait. Van arra is lehetőség, hogy a szervizes a mobiltelefonján is a helyszínen rögzíteni tudja, ha elvégezte a felülvizsgálatot, illetve a szerviz tevékenységet is be tudja írni. A szervizben így a kint lévő kollégáról is folyamatosan van információ. A számlákat az összekészítésnél automatikusan le lehet generálni a felülvizsgálatról, a helyszíni javításról pedig a számlázó applikáción keresztül egy kis kézi nyomtatóval számla is nyomtatható. Lényegesen rövidítenek ezek a folyamatok a kint lévő kolléga idején is. A visszadolgozás esetében, ha minden rendben volt a felülvizsgáltoknál, akkor az adminisztrátor jóváhagyja és kijelöli azokat a felülvizsgálatokat, amiket le szeretne adni a NAV-hoz és már automatikusan megcsinálja a szoftver az ÁNYK kitöltését, már csak a feladás gombot kell megnyomni. A rendszerbe integrált forgalmazóknak pedig elküldi az adatokat a felülvizsgálatról. Már egy felülvizsgálaton kézzel fogható az az idő, amelyet munkatársainknak spórolunk a felesleges feladatok kiiktatásával.
A pénztárgép hibajegyeknél nyomon követhető, hogy a pénztárgép mikor került be, milyen tartozékok érkeztek hozzá. Mi történt a javítás során, gyártóhoz lett küldve, nyomtatófej lett benne cserélve, kivitelre vár. Ezzel az ügyfél elégedettség jelentősen növelhető, hiszen amikor betelefonálnak, hogy hogy áll a pénztárgép javításuk bármelyik kolléga azonnali információt tud adni, az ügyfél pedig elégedett, mert nem abba ütközik, hogy a szerviz nem tudja megmondani, hogy mi van a pénztárgépével. Valamint a nyomon követhetőség miatt a javítási idők is rövidülnek megfigyeléseink alapján, hiszen a szervizbe ülő műszerész azonnal le tudja kérni, hogy melyik gépnek álljon neki, illetve a pénztárgép forgalmazóknál is gyorsan tudunk érdeklődni, hiszen egy gombnyomással lekérhető, hogy melyik gépek vannak a forgalmazónál javításon, illetve mióta vannak ott. Rendkívül nagy segítség még, hogy meg tudjuk mondani, hogy melyik pénztárgépnek mi a szerviz története, így az ügyfeleknek is azonnal meg tudjuk mondani, hogy mikor mit javítottunk a gépen, ezzel is növelve az ügyfél elégedettséget. A javításokról hibajegyek készülnek, amelyekhez automatikusan nyomtathatóak munkalapok, átadás átvételi bizonylatok. A számlázás is átláthatóbbá és könnyebbé válik, hiszen tudjuk, hogy melyik pénztárgépen milyen szervizek történtek, hány órát töltöttek vele a kollégák, kapcsolódik-e hozzá kiszállás, így nem maradnak le tételek a számláról, illetve csak az kerül rá, aminek rá kell kerülnie. A hibajegyek és a munkalapok is megjelölhetőek, hogy már ki lettek számlázva. A javításoknál beállíthatóak, hogy mely tevékenységek ÁNYK kötelesek, ezeknek a bejelentését a szoftver ugyanúgy számon tartja, így a határidők könnyen kezelhetőek, betarthatóak, illetve nem történik hibás leadása esetleges elütésekből sem és szintén automatikusan generálja az ÁNYK lapokat.
Másik nehézség volt a javítások és felülvizsgálatok lekövetése mellett a cseregépek és bérgépek kezelése. A szoftver ezt is kezeli, a regisztrált csere- és bérgépek rendelkezésre állása egy gombnyomással lekérhető, így ezen folyamatok is rendkívül meggyorsíthatóak, illetve az ügyfélnek is azonnali információt tudunk adni a gép elérhetőségéről. A csere- és bérgépek történetei teljesen nyomon követhetőek.
További funkciók röviden:
A legtöbb cég a pénztárgép szerviz tevékenység mellett egyéb feladatokat is ellát. Mérlegek, számítógépek, egyéb eszközök karbantartása, ami szintén elérhető funkció, illetve az ehhez kapcsolódó ügyfélszolgálati modul.
NAV álló CRMbe intgerált számlázó kapcsolódik a rendszerhez, amely már applikációval is elérhető, a helyszínen számla nyomtatható.
Szerviz funkciók weben is elérhetőek, így segítve a helyszíni kollégákat.
Rengeteg integrált nyomtatvány található a programban.
Dinamikus régió kezelés segíti a szervizt, hogy gazdaságon tudja szervezni a kiszállásokat.
Jelenleg integrált pénztárgép forgalmazók és AEE gyártók: Micra Metripont Kft, ATC Aircom Kft, SAGEM. További forgalmazókkal is folyamatosan egyeztetünk az integrációval kapcsolatban.
A fejlesztés során főként arra törekedtünk, hogy a szerviz átlátható legyen a tulajdonosok, szerviz koordinátorok és műszerészek számára, illetve hogy hatékonyan tudjanak dolgozni. Elsősorban ez állt a fejlesztés fókuszában, azonban az ügyfelektől jött a legfontosabb visszajelzés, az elégedettség. Elégedettek, mert amint egy pénztárgépet eladunk, nyomon követjük a felülvizsgálatát és nem marad el, nem hullanak ki a rendszerből, pontos a számlázás, előre információt kapnak, hogy a műszerész mikor jár arra felé, mikor tudjuk beilleszteni a körökbe, tudjuk, hogy a pénztárgép javítása milyen státuszban van, tudunk-e adni cseregépet és mikor. Számukra is gyorsabb, átláthatóbb, megbízhatóbb lett a szerviz.